Was kostet Sie die manuelle Erfassung von Aufträgen, und was können Sie sparen?
Die meisten Unternehmen kennen den Preis ihrer manuellen Dokumentenbearbeitung nicht, weil er nirgends steht. Er verteilt sich auf Auftragserfassung, Buchhaltung und Lager, in Form von Minuten, die niemand zählt. Der Rechner unten macht sie sichtbar.
Beim KI-Sprachmodell sind die Stunden die Zeit für die Kontrolle der Antworten, sodass alle drei Säulen dasselbe messen: menschliche Arbeitszeit. Der Eurobetrag daneben enthält bei KI auch die Tokens, insgesamt 0,35 € pro Dokument, davon entfallen 0,03 € auf Tokens. Nicht enthalten ist die Integration, die die Dokumente abholen und die Daten an Ihre Systeme übergeben muss, und die beiden anderen Säulen sind Arbeitszeit, keine Lizenzen.
Die Berechnung beruht ausschließlich auf den Zahlen, die Sie selbst eingegeben haben, und den Annahmen oben. Sie ist eine Schätzung, kein Angebot und keine Garantie.
Zahlen für Ihr Setup prüfen lassenEine Rechnung, kein Versprechen
Der Rechner macht genau eins: Er multipliziert Ihre eigenen Zahlen. Anzahl der Dokumente mal Minuten pro Dokument ergibt die reine Erfassungszeit. Fehlerquote mal Zeit pro Korrektur ergibt die Zeit für die Nacharbeit. Beides zusammen, mal die Arbeitstage, ergibt die Zeit, die Ihre Organisation jeden Monat damit verbringt, Daten von Hand von einem Ort zum anderen zu bringen.
Der Anteil, den die Automatisierung übernimmt, ist die entscheidende Annahme der Rechnung; deshalb ist er offen ausgewiesen und lässt sich ändern. Wir haben ihn auf 85 Prozent gesetzt, weil das ein realistisches Niveau für ein abgeschlossenes Integrationsprojekt ist. Er liegt selten bei 100: Es gibt immer einen Partner ohne EDI, eine Bestellung, die ein Mensch freigeben muss, ein Dokument mit einem Fehler, der geklärt werden muss. Kennen Sie Ihre eigene Situation besser, passen Sie ihn an.
Das Ergebnis ist eine Schätzung der direkten, messbaren Einsparung. Was nicht enthalten ist, wiegt oft genauso schwer: schnelleres Onboarding neuer Handelspartner, weniger verspätete Lieferungen und ein Setup, das nicht zusammenbricht, wenn die Schlüsselperson im Urlaub ist. Das lässt sich nicht auf einen Schieberegler bringen, ohne zu raten, deshalb haben wir darauf verzichtet.
Und was würde ein KI-Sprachmodell kosten?
Die Frage kommt inzwischen in fast jedem Gespräch auf, und deshalb kann der Rechner sie beantworten. Setzen Sie ein Häkchen bei „Mit KI-Sprachmodell vergleichen“, rechnet er durch, was es kostet, dieselbe Menge Dokumente von einem Sprachmodell verarbeiten zu lassen: Seiten mal Tokens mal Anzahl der Durchläufe für das, was das Modell liest und schreibt, plus die Zeit, die ein Mensch braucht, um die Antworten zu prüfen. Diese Zeit wird zu einer dritten Säule in derselben Grafik, sodass alle drei Wege mit demselben Maß gemessen werden, nämlich in menschlichen Arbeitsstunden, mit den Eurobeträgen daneben.
Was die meisten überrascht, ist die Verteilung. Tokens kosten wenig, selbst mit einem großen Modell. Die Kosten liegen in der Kontrolle, weil ein Sprachmodell nicht jedes Mal gleich antwortet und nicht sagt, wenn es sich irrt. Wenn Sie sich trauen, die Antworten direkt ins Finanzsystem zu übernehmen, setzen Sie den Anteil auf null und sehen Sie, was mit der Zahl passiert. Wenn nicht, ist genau das der Punkt, den die Rechnung zeigen soll.
Was machen Sie mit der Zahl?
Ein Jahresbetrag ist ein guter Ausgangspunkt für ein Gespräch, intern und mit uns. Mit ihm lässt sich eine Investition in eine Lobster-Integration oder eine EDI-Anbindung an etwas Konkretem messen statt an einem Bauchgefühl. Und er hilft beim Priorisieren: Der Dokumenttyp, der heute die meisten Stunden kostet, ist meist der, der zuerst automatisiert werden sollte.
Möchten Sie die Zahlen anhand Ihrer tatsächlichen Systeme, Partner und Dokumenttypen prüfen lassen, gehen wir sie gern unverbindlich mit Ihnen durch. Das dauert etwa eine Stunde, und Sie bekommen ein genaueres Bild, als ein Schieberegler liefern kann.
Fragen zum Rechner
Woher kommen die Zahlen im Rechner?
Von Ihnen. Der Rechner multipliziert die Zahlen, die Sie selbst eingeben: Dokumente pro Tag, Minuten pro Dokument, Fehlerquote und Kosten pro Stunde, dazu zwei Annahmen, die offen ausgewiesen sind und sich ändern lassen. Es stecken keine versteckten Faktoren dahinter. Das ist Absicht: Eine Rechnung, die Sie selbst nachprüfen können, ist mehr wert als ein Prozentsatz, den wir behaupten.
Warum steht der Automatisierungsgrad auf 85 und nicht auf 100 Prozent?
Weil er selten bei 100 liegt. Es gibt immer Ausnahmen: einen Partner ohne EDI, eine Bestellung, die manuell freigegeben werden muss, ein Dokument mit einem Fehler, der geklärt werden muss. In den meisten Setups fällt der weitaus größte Teil der manuellen Arbeit weg, aber nicht alles, und eine ehrliche Schätzung ist besser als eine geschönte. Passen Sie die Zahl an, wenn Sie Ihre eigene Situation besser kennen.
Was zählt als Dokument?
Alles, bei dem heute ein Mensch Daten eintippen, kontrollieren oder weiterreichen muss: Kundenaufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen, Lagerbewegungen. Wenn Sie unsicher sind, zählen Sie an einem typischen Tag in der Auftragserfassung mit. Das ergibt meist eine höhere Zahl, als man zunächst denkt.
Was soll ich als Kosten pro Stunde eintragen?
Die vollen Kosten einer Arbeitsstunde, nicht den Bruttolohn. Altersvorsorge, bezahlter Urlaub, Versicherungen, Arbeitsplatz und Führungsaufwand kommen zum Lohn hinzu. Wenn Sie nur den Bruttolohn ansetzen, unterschätzen Sie die Einsparung.
Warum sind die Token-Kosten so niedrig, wenn man ein KI-Sprachmodell durchrechnet?
Weil sie es tatsächlich sind. Ein zweiseitiges Dokument umfasst rund 1.400 Tokens, und selbst mit einem großen Modell kostet ein Durchlauf nur wenige Cent. Erst bei großen Mengen, vielen Durchläufen pro Dokument und langen Systemprompts gehen Tokens ins Geld. Was die meisten unterschätzen, ist die Zeit für die anschließende Kontrolle der Antwort, und sie wächst genauso linear mit der Menge wie die Tokens.
Heißt das, dass man für Dokumente kein KI-Sprachmodell einsetzen sollte?
Nein. Seine Stärken spielt ein Sprachmodell dort aus, wo Struktur fehlt: Freitext in einer E-Mail, ein Anhang in einem Format, das noch niemand gesehen hat, eine Ausnahme, die verstanden statt abgeglichen werden muss. Schwach ist es dort, wo jedes Mal dasselbe passieren und sich hinterher dokumentieren lassen muss. Die meisten gut funktionierenden Flows nutzen beides: eine feste Integration für das, was sich wiederholt, und KI für die Ausnahmen.
Berücksichtigt der Rechner den indirekten Nutzen?
Nein, und das ist Absicht. Schnelleres Onboarding neuer Partner, weniger verspätete Lieferungen, ein besseres Kundenerlebnis und weniger Abhängigkeit von Einzelpersonen sind echte Vorteile, aber sie lassen sich schwer in Euro ausdrücken, ohne zu raten. Der Rechner zeigt nur den Teil, der sich ausrechnen lässt. Der Rest kommt obendrauf.
Sollen wir das für Ihr Setup nachrechnen?
Sagen Sie uns, welche Systeme, Partner und Dokumenttypen im Spiel sind. Sie bekommen von uns ein Bild, das auf Ihrer Realität beruht und nicht auf einem Schieberegler.