Vad kostar manuell orderhantering er, och vad kan ni spara?
De flesta företag vet inte vad deras manuella dokumenthantering kostar, eftersom kostnaden inte står någonstans. Den är utspridd över orderavdelningen, ekonomiavdelningen och lagret i form av minuter som ingen räknar. Kalkylen här nedan gör dem synliga.
Timmarna för AI-språkmodellen är den tid det tar att kontrollera svaren, så att alla tre staplarna mäter samma sak: människors tid. För AI täcker beloppet bredvid även tokens, totalt 3,89 kr per dokument, varav 0,39 kr är tokens. Beloppet täcker inte den integration som ska hämta dokumenten och lägga in data i era system, och de två andra staplarna är arbetstid, inte licenser.
Beräkningen bygger enbart på de siffror ni själva har angett och på antagandena ovan. Den är en uppskattning, inte en offert eller en garanti.
Få siffrorna prövade mot er miljöEtt räkneexempel, inte ett löfte
Kalkylen gör en sak: den multiplicerar era egna siffror. Antalet dokument gånger minuter per dokument ger den rena inmatningstiden. Felfrekvensen gånger tiden per rättelse ger tiden för att rätta fel. Tillsammans, gånger antalet arbetsdagar, är det den tid som er organisation lägger varje månad på att flytta data från ett ställe till ett annat för hand.
Andelen som automatiseringen tar bort är det viktigaste antagandet i räkneexemplet, och därför syns den och kan ändras. Vi har satt den till 85 procent, eftersom det är en realistisk nivå för ett genomfört integrationsprojekt. Den är sällan 100: det finns alltid en partner utan EDI, en order som kräver en människas godkännande, ett dokument med ett fel som måste redas ut. Känner ni er egen situation bättre kan ni justera den.
Resultatet är en uppskattning av den direkta, mätbara besparingen. Det som inte räknas med är ofta lika stort: snabbare onboarding av nya handelspartner, färre försenade leveranser och en miljö som inte faller ihop när nyckelpersonen har semester. Sådant går inte att fånga i ett reglage utan att gissa, så det har vi avstått från.
Och vad skulle en AI-språkmodell kosta?
Frågan kommer upp i nästan varje möte nu, och därför kan kalkylen svara på den. Kryssar ni i ”Jämför med en AI-språkmodell” räknar den igenom samma mängd dokument med en språkmodell: sidor gånger tokens gånger antalet körningar för det som modellen läser och skriver, plus den tid som en människa lägger på att kontrollera svaren. Den tiden blir en tredje stapel i samma diagram, så att alla tre alternativen mäts med samma mått, nämligen människors timmar, med kronorna bredvid.
Det som överraskar de flesta är fördelningen. Tokens är småpengar, även med en stor modell. Kostnaden ligger i kontrollen, eftersom en språkmodell inte svarar likadant varje gång och inte säger ifrån när den har fel. Vågar ni skicka svaren rakt in i ekonomisystemet kan ni sätta andelen till noll och se vad som händer med siffran. Vågar ni inte är det precis det som räkneexemplet ska visa.
Vad gör ni med siffran?
Ett årligt belopp är en bra utgångspunkt för ett samtal, internt och med oss. Det gör det möjligt att jämföra en investering i Lobster-integration eller EDI-integration med något konkret i stället för med en känsla. Och det gör det möjligt att prioritera: den dokumenttyp som kostar flest timmar i dag är oftast den som ska automatiseras först.
Vill ni få siffrorna prövade mot era faktiska system, partner och dokumenttyper gör vi gärna en genomgång med er, utan förpliktelser. Den tar ungefär en timme, och ni får en mer exakt bild än ett reglage kan ge.
Frågor om kalkylen
Var kommer siffrorna i kalkylen ifrån?
Från er själva. Kalkylen multiplicerar de siffror ni anger: dokument per dag, minuter per dokument, felfrekvens och timkostnad, med två antaganden som syns och kan ändras. Det finns inga dolda faktorer. Det är medvetet: ett räkneexempel som ni själva kan kontrollera är mer värt än en procentsats som vi påstår.
Varför är automatiseringsgraden satt till 85 och inte 100 procent?
Därför att den sällan är 100. Det finns alltid undantag: en partner utan EDI, en order som kräver manuellt godkännande, ett dokument med ett fel som måste redas ut. I de flesta miljöer försvinner den allra största delen av det manuella arbetet, men inte allt, och en ärlig uppskattning är bättre än en snygg. Justera siffran om ni känner er egen situation bättre.
Vad räknas som ett dokument?
Allt som i dag kräver att en människa matar in, kontrollerar eller flyttar data: kundordrar, orderbekräftelser, följesedlar, fakturor, inköpsordrar, lagerrörelser. Är ni osäkra kan ni räkna dokumenten under en vanlig dag på orderavdelningen. Det ger oftast en högre siffra än man först tror.
Vad ska vi ange som timkostnad?
Hela kostnaden för en arbetstimme, inte bruttolönen. Arbetsgivaravgifter, pension, semesterersättning, försäkringar, kontorsplats och ledning tillkommer utöver lönen. Använder ni bruttolönen underskattar ni besparingen.
Varför är kostnaden för tokens så liten när man räknar på en AI-språkmodell?
Därför att den är det. Ett dokument på två sidor är omkring 1 400 tokens, och även med en stor modell kostar det under en krona att köra igenom. Det är först vid stora volymer, många körningar per dokument och långa systemprompter som tokens börjar kosta riktiga pengar. Den kostnad som de flesta underskattar är tiden det tar att kontrollera svaret efteråt, och den växer lika linjärt med volymen som tokens gör.
Betyder det att en AI-språkmodell inte ska användas för dokument?
Nej. En språkmodell är stark där strukturen saknas: fritext i ett mejl, en bilaga i ett format som ingen har sett förut, ett undantag som måste förstås snarare än matchas. Den är svag där samma sak ska ske varje gång och kunna dokumenteras i efterhand. De flesta välfungerande flöden använder båda: en fast integration för det som upprepas och AI för det som faller utanför.
Räknar kalkylen med de indirekta vinsterna?
Nej, och det är medvetet. Snabbare onboarding av nya partner, färre försenade leveranser, en bättre kundupplevelse och mindre beroende av enskilda personer är verkliga vinster, men de är svåra att sätta en prislapp på utan att gissa. Kalkylen visar bara den del som går att räkna ut. Resten får ni på köpet.
Ska vi räkna på er egen miljö?
Berätta vilka system, partner och dokumenttyper som berörs, så ger vi er en bild som bygger på er verklighet i stället för på ett reglage.