Hva koster manuell ordrehåndtering dere, og hva kan dere spare?
De fleste virksomheter vet ikke hva den manuelle dokumenthåndteringen koster dem, fordi det ikke står noe sted. Kostnaden ligger spredt utover ordrekontoret, økonomiavdelingen og lageret som minutter ingen teller. Kalkulatoren nedenfor gjør dem synlige.
Timene for AI-språkmodellen er tiden det tar å kontrollere svarene, slik at de tre søylene måler det samme: menneskers tid. For AI dekker kronebeløpet ved siden av også tokens, til sammen 3,70 kr per dokument, hvorav 0,37 kr er tokens. Beløpet dekker ikke integrasjonen som skal hente dokumentene og levere dataene inn i systemene, og de to andre søylene er arbeidstid, ikke lisenser.
Beregningen bygger bare på tallene dere selv har lagt inn, og forutsetningene ovenfor. Den er et overslag, ikke et tilbud eller en garanti.
Få tallene etterprøvd mot oppsettet deresEt regnestykke, ikke et løfte
Kalkulatoren gjør én ting: den ganger deres egne tall. Antall dokumenter ganger minutter per dokument gir den rene inntastingstiden. Feilraten ganger tiden per retting gir oppryddingstiden. Summen ganger antall arbeidsdager er tiden organisasjonen deres bruker hver måned på å flytte data for hånd fra ett sted til et annet.
Andelen som automatisering fjerner, er den viktigste forutsetningen i regnestykket, og derfor vises den og kan endres. Vi har satt den til 85 prosent, fordi det er et realistisk nivå for et gjennomført integrasjonsprosjekt. Den er sjelden 100: det er alltid en partner uten EDI, en ordre som krever et menneskes godkjenning, et dokument med en feil som må avklares. Kjenner dere deres egen situasjon bedre, så juster tallet.
Resultatet er et overslag over den direkte, målbare besparelsen. Det som ikke er med, er ofte like stort: raskere onboarding av nye handelspartnere, færre forsinkede leveranser og et oppsett som ikke bryter sammen når nøkkelpersonen har ferie. Det kan man ikke sette på en glidebryter uten å gjette, så det har vi latt være.
Og hva ville en AI-språkmodell koste?
Spørsmålet dukker opp i nesten hvert eneste møte nå, og derfor kan kalkulatoren svare på det. Krysser dere av for «Sammenlign med en AI-språkmodell», regner kalkulatoren på hva det koster å kjøre den samme mengden dokumenter gjennom en språkmodell: sider ganger tokens ganger antall kjøringer for det modellen leser og skriver, pluss tiden et menneske bruker på å kontrollere svarene. Den tiden blir en tredje søyle i den samme grafen, slik at alle tre alternativene måles i det samme, nemlig menneskers timer, med kronebeløpet ved siden av.
Det de fleste blir overrasket over, er fordelingen. Tokens er småpenger, selv med en stor modell. Kostnaden ligger i kontrollen, fordi en språkmodell ikke svarer likt hver gang og ikke sier ifra når den tar feil. Tør dere sende svarene rett videre inn i økonomisystemet, så sett andelen til null og se hva som skjer med tallet. Tør dere ikke, er det nettopp det regnestykket skal vise.
Hva gjør dere med tallet?
Et årlig beløp er et godt utgangspunkt for en samtale, internt og med oss. Det gjør det mulig å sammenligne en investering i Lobster-integrasjon eller EDI-integrasjon med noe konkret i stedet for med en magefølelse. Og det gjør det mulig å prioritere: dokumenttypen som koster flest timer i dag, er som regel den som bør automatiseres først.
Vil dere ha tallene etterprøvd mot de faktiske systemene, partnerne og dokumenttypene deres, tar vi gjerne en uforpliktende gjennomgang. Den tar rundt en time, og dere får et mer presist bilde enn en glidebryter kan gi.
Spørsmål om kalkulatoren
Hvor kommer tallene i kalkulatoren fra?
Fra dere. Kalkulatoren ganger tallene dere selv legger inn: dokumenter per dag, minutter per dokument, feilrate og timekostnad, pluss to forutsetninger som vises og kan endres. Det ligger ingen skjulte faktorer bak. Det er bevisst: et regnestykke dere selv kan etterprøve, er mer verdt enn en prosentsats vi bare påstår.
Hvorfor er automatiseringsgraden satt til 85 og ikke 100 prosent?
Fordi den sjelden er 100. Det er alltid unntak: en partner uten EDI, en ordre som krever manuell godkjenning, et dokument med en feil som må avklares. I de fleste oppsett forsvinner det aller meste av det manuelle arbeidet, men ikke alt, og et ærlig overslag er bedre enn et pent. Juster tallet hvis dere kjenner deres egen situasjon bedre.
Hva teller som et dokument?
Alt som i dag krever at et menneske taster inn, kontrollerer eller flytter data: kundeordrer, ordrebekreftelser, følgesedler, fakturaer, innkjøpsordrer, lagerbevegelser. Er dere i tvil, så tell en vanlig dag på ordrekontoret. Det gir som regel et høyere tall enn man skulle tro.
Hva skal vi legge inn som timekostnad?
Hele kostnaden ved en arbeidstime, ikke bruttolønnen. Pensjon, feriepenger, forsikringer, kontorplass og ledelse kommer i tillegg til lønnen. Bruker dere bruttolønnen, undervurderer dere besparelsen.
Hvorfor er utgiften til tokens så liten når man regner på en AI-språkmodell?
Fordi den er det. Et dokument på to sider er på rundt 1 400 tokens, og selv med en stor modell koster det under en krone å kjøre det gjennom. Det er først ved store mengder, mange kjøringer per dokument og lange systemprompter at tokens blir til ekte penger. Kostnaden de fleste undervurderer, er tiden som går med til å kontrollere svaret etterpå, og den vokser like lineært med mengden som tokens gjør.
Betyr det at en AI-språkmodell ikke bør brukes til dokumenter?
Nei. En språkmodell er sterk der strukturen mangler: fritekst i en e-post, et vedlegg i et format ingen har sett før, et unntak som må forstås i stedet for å matches. Den er svak der det samme skal skje hver gang og kunne dokumenteres etterpå. De fleste velfungerende flyter bruker begge deler: en fast integrasjon til det som gjentar seg, og AI til det som faller utenfor.
Regner kalkulatoren med de indirekte gevinstene?
Nei, og det er bevisst. Raskere onboarding av nye partnere, færre forsinkede leveranser, bedre kundeopplevelse og mindre avhengighet av enkeltpersoner er reelle gevinster, men de er vanskelige å sette et kronebeløp på uten å gjette. Kalkulatoren viser bare den delen som kan regnes ut. Resten kommer i tillegg.
Skal vi regne på oppsettet deres?
Fortell oss hvilke systemer, partnere og dokumenttyper som er med, så gir vi dere et bilde som bygger på virkeligheten deres i stedet for en glidebryter.