E-Rechnungspflicht: was seit 2025 gilt und was sie für EDI bedeutet
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsregeln, die spätestens für Umsätze ab dem 1. Januar 2028 auslaufen. Diese Seite fasst zusammen, was laut Umsatzsteuergesetz und Bundesfinanzministerium gilt und was das für ERP-Systeme und EDI-Verfahren bedeutet.
Sie erklärt die Regeln und unsere Rolle in der Integration. Eine steuerliche Beratung ersetzt sie nicht.
Das Wichtigste in Kürze
- Empfangen: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausnahmen davon sieht das Bundesfinanzministerium nicht vor.
- Ausstellen: Für Papier- und PDF-Rechnungen an inländische Unternehmen gelten nur noch Übergangsregeln, die je nach Gesamtumsatz im Vorjahr für Umsätze ab 2027 oder ab 2028 enden (§ 27 Abs. 38 UStG). Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen bleiben.
- EDI: Ein EDI-Verfahren, das die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht ohnehin erfüllt, darf mit Zustimmung des Empfängers noch für Umsätze bis Ende 2027 genutzt werden (§ 27 Abs. 38 UStG).
- Formate: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL) erfüllen laut Bundesfinanzministerium die Anforderungen. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung.
- Übertragung: Das Gesetz schreibt laut Bundesfinanzministerium keinen bestimmten Übertragungsweg vor.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. So definiert es § 14 Abs. 1 UStG. Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung, weil ihm diese strukturierte Form fehlt.
Den Maßstab setzt die europäische Norm EN 16931: Sie schreibt ein strukturiertes, XML-basiertes Format vor, damit die Rechnungsinhalte automatisch weiterverarbeitet werden können. Für ein ERP-System heißt das: Eine E-Rechnung ist ein Datensatz, den das System lesen kann, und kein Dokument, das jemand abtippen muss.
Bei hybriden E-Rechnungen wie ZUGFeRD, die einen Bildteil und strukturierte Daten kombinieren, sind laut Bundesfinanzministerium die strukturierten Daten (XML) maßgebend, nicht der Bildteil.
Für wen gilt die Pflicht?
Die Pflicht gilt für Leistungen an andere Unternehmen, wenn beide im Inland ansässig sind, also Sitz, Geschäftsleitung oder eine beteiligte Betriebsstätte in Deutschland haben (§ 14 Abs. 2 UStG). Rechnungen an private Endverbraucher sind nicht betroffen.
Keine E-Rechnung ist nötig bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, bei Fahrausweisen, bei Leistungen von Kleinunternehmern und bei Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind. Die vollständige Liste steht in den FAQ des Bundesfinanzministeriums zur E-Rechnung.
Für E-Rechnungen zwischen Unternehmen ist laut Bundesfinanzministerium keine Leitweg-ID nötig; sie wird nur bei Rechnungen an Behörden gebraucht.
Fristen und Übergangsregeln
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen gelten Übergangsregeln nach § 27 Abs. 38 UStG. Erst wenn sie ausgelaufen sind, ist die E-Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmen tatsächlich verpflichtend, wie das Bundesfinanzministerium in seinen FAQ festhält. Im Überblick:
| Zeitraum | Was gilt |
|---|---|
| Seit dem 1. Januar 2025 | Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ausnahmen davon sieht das Bundesfinanzministerium nicht vor. |
| Umsätze bis Ende 2026 | Alle Unternehmen dürfen noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Rechnungen wie PDF ausstellen. |
| Umsätze im Jahr 2027, höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr | Dieselbe Übergangsregel gilt weiter: Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Rechnungen wie PDF. |
| Umsätze im Jahr 2027, mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr | Keine Papier- oder PDF-Rechnungen mehr an inländische Unternehmen (Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen bleiben). Nur ein EDI-Verfahren darf mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 weiterlaufen. |
| Umsätze ab dem 1. Januar 2028 | Alle Übergangsregeln sind ausgelaufen. |
Die Details stehen in den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025.
Was noch kommt
Später soll ein Meldesystem folgen, über das bestimmte Rechnungsangaben zeitnah an die Finanzverwaltung gemeldet werden. Ein Termin steht laut Bundesfinanzministerium noch nicht fest.
Formate und Übertragungsweg
Die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL) erfüllen laut Bundesfinanzministerium die Anforderungen an eine E-Rechnung.
Neben Formaten nach EN 16931 dürfen Aussteller und Empfänger ein anderes strukturiertes Format vereinbaren, wenn sich die umsatzsteuerlich nötigen Angaben daraus richtig und vollständig in ein Format nach EN 16931 oder ein damit interoperables Format überführen lassen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG). Für EDI-Verfahren ist das die Regel, auf die es nach 2027 ankommt.
Der Übertragungsweg ist eine eigene Frage
Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übertragungsweg vor: E-Mail, eine elektronische Schnittstelle oder ein Portal kommen in Betracht. Den Weg vereinbaren die Vertragsparteien, so das Bundesfinanzministerium. Format und Übertragungsweg sind damit zwei getrennte Fragen.
Was gilt für EDI nach 2027?
Für EDI gibt es eine eigene Übergangsregel. Ein EDI-Verfahren, das die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht ohnehin erfüllt, darf mit Zustimmung des Empfängers noch für Umsätze bis Ende 2027 genutzt werden (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG).
Danach bleibt die Regel für vereinbarte Formate aus § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG: Aus dem vereinbarten Format müssen sich die umsatzsteuerlich nötigen Angaben richtig und vollständig in ein Format nach EN 16931 oder ein damit interoperables Format überführen lassen. Ob ein bestehendes EDI-Format das leistet, muss für den konkreten Rechnungsfluss geprüft werden. Ein bestimmtes EDI-Format nennt das Gesetz an dieser Stelle nicht.
Für jede bestehende EDI-Anbindung, über die Rechnungen laufen, heißt das: Prüfen Sie die Rechnungsflüsse rechtzeitig, damit klar ist, ob das heutige Format bleiben kann oder ob die Rechnungen umgestellt werden müssen.
E-Rechnungen aus dem ERP-System
Die Rechnungsdaten entstehen im ERP-System. Damit daraus eine E-Rechnung wird, müssen sie in ein strukturiertes Format überführt und auf dem vereinbarten Weg übermittelt werden. In der Gegenrichtung müssen eingehende E-Rechnungen gelesen und so ins ERP übernommen werden, dass niemand sie abtippen muss.
Das ist eine Aufgabe der Datenintegration: Das ERP liefert die Rechnungsdaten, eine Integrationsschicht erzeugt daraus das vereinbarte Format, übermittelt es und meldet Fehler zurück. Eingehende E-Rechnungen laufen denselben Weg in umgekehrter Richtung, bis die Daten im ERP angekommen sind.
E-Rechnung in derselben Schicht wie Ihr EDI
SublimTech ist Lobster Platinum Partner und baut Integrationen zwischen ERP-Systemen und Handelspartnern. Bei der E-Rechnung übernehmen wir drei Aufgaben:
- Ein- und Ausgang in einer Schicht. E-Rechnungen laufen durch dieselbe Integrationsschicht wie Ihre EDI-Flows und nicht über eine eigene Insellösung.
- Anbindung an das ERP. Wir verbinden die Integrationsschicht mit Ihrem ERP-System, damit Rechnungsdaten ohne manuelle Zwischenschritte in beide Richtungen fließen.
- Prüfung bestehender EDI-Flows. Wir gehen Ihre heutigen EDI-Rechnungsflüsse durch und prüfen, ob sie die Anforderungen erfüllen, damit Sie wissen, was bis zum Ende der Übergangsfristen zu tun ist.
Die Integrationsschicht bauen wir in der Regel als Lobster-Integration: auf derselben Plattform, auf der auch Bestellungen, Lieferavise und Bestandsdaten mit Ihren Partnern laufen können.
Fragen zur steuerlichen Behandlung im Einzelfall klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung; wir kümmern uns um die Integration.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Ab wann müssen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen?
Für Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind, gelten Übergangsregeln nach § 27 Abs. 38 UStG. Für Umsätze ab dem 1. Januar 2027 gilt: Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, darf an inländische Unternehmen keine Papier- oder PDF-Rechnungen mehr stellen (Ausnahmen wie Kleinbetragsrechnungen bleiben); nur ein EDI-Verfahren darf mit Zustimmung des Empfängers bis Ende 2027 weiterlaufen. Für Umsätze ab dem 1. Januar 2028 laufen alle Übergangsregeln aus.
Wie lange sind PDF-Rechnungen noch erlaubt?
Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Rechnungen wie PDF ausstellen. Wer im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, darf diese Übergangsregel auch für Umsätze im Jahr 2027 nutzen. So steht es in § 27 Abs. 38 UStG.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht befreit?
Laut Bundesfinanzministerium ist keine E-Rechnung nötig bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, bei Fahrausweisen, bei Leistungen von Kleinunternehmern und bei Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind. Rechnungen an private Endverbraucher sind nicht betroffen. Für den Empfang gilt das nicht: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, und Ausnahmen davon sieht das Bundesfinanzministerium nicht vor.
Welche Formate erfüllen die Anforderungen?
Die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL) erfüllen laut Bundesfinanzministerium die Anforderungen an eine E-Rechnung. Daneben dürfen Aussteller und Empfänger ein anderes strukturiertes Format vereinbaren, wenn sich die umsatzsteuerlich nötigen Angaben daraus richtig und vollständig in ein Format nach EN 16931 oder ein damit interoperables Format überführen lassen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG).
Darf unser EDI-Verfahren weiterlaufen?
Ein EDI-Verfahren, das die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht ohnehin erfüllt, darf mit Zustimmung des Empfängers noch für Umsätze bis Ende 2027 genutzt werden (§ 27 Abs. 38 UStG). Danach muss ein vereinbartes Format die Bedingung aus § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG erfüllen. Ob ein bestehendes EDI-Format das leistet, muss für den konkreten Rechnungsfluss geprüft werden.
Auf welchem Weg muss eine E-Rechnung übermittelt werden?
Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übertragungsweg vor: E-Mail, eine elektronische Schnittstelle oder ein Portal kommen in Betracht. Den Weg vereinbaren die Vertragsparteien. So beschreibt es das Bundesfinanzministerium.
Brauchen E-Rechnungen zwischen Unternehmen eine Leitweg-ID?
Nein. Für E-Rechnungen zwischen Unternehmen ist laut Bundesfinanzministerium keine Leitweg-ID nötig; sie wird nur bei Rechnungen an Behörden gebraucht.
Kommt ein Meldesystem?
Später soll ein Meldesystem folgen, über das bestimmte Rechnungsangaben zeitnah an die Finanzverwaltung gemeldet werden. Ein Termin steht laut den FAQ des Bundesfinanzministeriums noch nicht fest.
Sollen wir Ihre Rechnungsflüsse prüfen?
Sagen Sie uns, welche Systeme Rechnungen erzeugen und empfangen und welche EDI-Verfahren heute laufen. Wir melden uns mit einer Einschätzung, wo Sie beginnen sollten.