Mit einer EDI-Anbindung tauschen Ihre Systeme Geschäftsdokumente automatisch mit Ihren Handelspartnern aus: Bestellungen kommen herein, Bestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen gehen hinaus, jeweils im Format, das der Partner verlangt, ohne dass jemand etwas abtippt.
SublimTech implementiert und betreibt EDI auf der Lobster Data Platform für Unternehmen, die mit zahlreichen Kunden, Lieferanten und Logistikpartnern Daten austauschen. Hier erfahren Sie, was eine EDI-Anbindung umfasst, wann sie sich lohnt, welche Standards und Systeme im Spiel sind und wie ein EDI-Projekt bei uns abläuft.
EDI (Electronic Data Interchange) ist der Austausch strukturierter Geschäftsdokumente zwischen den Systemen zweier Unternehmen nach einem vereinbarten Standard. Die Anbindung ist der Teil, der die Dokumente mit Ihren eigenen Systemen verbindet, sodass aus der Bestellung eines Kunden ohne manuelle Zwischenschritte ein Auftrag im ERP wird.
Ohne Anbindung läuft EDI oft auf WebEDI oder ein Portal hinaus: Jemand loggt sich beim Kunden ein, holt die Bestellung ab, tippt sie ab und schickt die Bestätigung von Hand. Das erfüllt die Anforderung des Kunden, verlagert die Arbeit aber in Ihre Auftragserfassung.
Mit einer EDI-Schnittstelle liegen Übersetzung, Validierung und Routing in einer Integrationsschicht. Wir bauen sie auf der Lobster Data Platform: Mappings entstehen visuell, jede Nachricht ist nachverfolgbar, und neue Partner werden ohne neues Projekt angebunden. Probieren Sie selbst aus, was zwischen Ihrem System und einem Handelspartner passiert:
JSONEDIFACT
Business Central sendet JSON über REST API. Handelskette erwartet EDIFACT über AS2. Lobster übersetzt zwischen beiden.
DokumenteORDERS ein, ORDRSP, DESADV und INVOIC zurück
Ohne Integrationsschicht wird jede dieser Kombinationen als eigene Verbindung gebaut. Mit einer gemeinsamen Schicht nutzen alle dieselbe Validierung, Transformation und Überwachung.
EDI wird meist dann zum Thema, wenn ein großer Kunde es verlangt. Handelsketten und Großhändler machen EDI zur Bedingung für die Zusammenarbeit, und zwischen Unternehmen in Deutschland gilt nach dem Umsatzsteuergesetz die E-Rechnungspflicht. Dann muss es einfach funktionieren. Am meisten profitieren aber Unternehmen mit vielen Partnern, bei denen sonst jede neue Verbindung zu einem eigenen Projekt wird.
Unsere Kunden sind typischerweise mittelgroße und große Unternehmen aus Handel, Produktion, Logistik und Distribution. Sie arbeiten mit Microsoft Dynamics 365 Business Central, Finance & Operations, NAV oder Visma und tauschen Dokumente mit allen möglichen Partnern aus, von Handelsketten bis zu Logistikdienstleistern. Erkennen Sie mehrere dieser Anzeichen wieder, lohnt sich eine EDI-Anbindung:
Der Preis manueller Dokumentenbearbeitung steht auf keiner Rechnung. Er steckt in den Minuten pro Bestellung, in den Fehlern, die zu spät auffallen, und in der Wartezeit, jedes Mal, wenn ein neuer Partner an den Start gehen soll.
Ein Rechenbeispiel: 60 Bestellungen am Tag, die jeweils sechs Minuten für Erfassung und Kontrolle brauchen, ergeben sechs Stunden am Tag. Bei einer Fehlerquote von ein paar Prozent kommen Korrekturen, Gutschriften und Anrufe hinzu. Mit Ihren eigenen Zahlen rechnen Sie das im Rechner oben auf dieser Seite nach.
Hinzu kommen die versteckten Kosten der Abhängigkeit. Wenn EDI nur von einer Person oder einem externen Dienstleister gepflegt werden kann, wird jede Änderung teuer und langsam. So sah es bei Constellation Cold Logistics Denmark aus, bevor die EDI-Landschaft auf Lobster neu aufgebaut wurde:
Baut man das richtige Modell einmal, wird jede neue Verbindung zur Formsache statt zum Projekt.
Constellation Cold Logistics Denmark, früher Agri-Norcold, betreibt Kühlhäuser an zehn Standorten in Dänemark für Lebensmittelhersteller mit strengen Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit. Die EDI-Dateien der Kunden wurden früher direkt in die Datenbanken des Lagersystems geschrieben, Kunde für Kunde, und das Wissen über jede Verbindung lag bei einzelnen Personen. SublimTech hat die Landschaft auf Lobster neu aufgebaut, mit einem kanonischen Datenmodell pro Nachrichtentyp: Das Format des Kunden wird in das gemeinsame Modell übersetzt und das gemeinsame Modell in das Format des Lagersystems. Jeder Schritt ist ein eigenes Lobster-Profil. Auf derselben Plattform liefert Lobster heute Berichte, die das Lagersystem selbst nicht erstellen kann, steuert Gefrieranlagen nach dem stündlichen Strompreis und leitet Veterinärzertifikate über einen Partner digital an die dänische Lebensmittelbehörde Fødevarestyrelsen weiter.
Ihre Partner bestimmen das Format. Deshalb geht es bei einer EDI-Anbindung weniger darum, einen Standard zu wählen, als darum, alle von derselben Plattform aus zu beherrschen.
Für Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind, gilt außerdem die E-Rechnungspflicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Beim Ausstellen sind Papierrechnungen und, mit Zustimmung des Empfängers, PDF-Rechnungen nur noch übergangsweise erlaubt: für Umsätze bis Ende 2026 bei allen Unternehmen, für Umsätze im Jahr 2027 nur noch, wenn der Aussteller im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte. Ein EDI-Verfahren, das die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht ohnehin erfüllt, darf mit Zustimmung des Empfängers noch für Umsätze bis Ende 2027 genutzt werden. So steht es in § 27 Abs. 38 UStG und in den FAQ des Bundesfinanzministeriums. Auf einer eigenen Seite erklären wir, was die E-Rechnungspflicht für EDI-Verfahren bedeutet.
| Standard oder Format | Einsatzbereich | Typische Dokumente |
|---|---|---|
| EDIFACT und EANCOM | Europäischer Handel, Großhandel und Logistik | ORDERS, ORDRSP, DESADV, INVOIC |
| ANSI X12 | Nordamerikanische Kunden und Partner | 850, 855, 856, 810 |
| VDA | Deutsche Automobilindustrie und Zulieferer | Lieferabrufe und Lieferavise |
| XRechnung und ZUGFeRD | E-Rechnungen in Deutschland | Rechnungen |
| XML und JSON | Webshops, APIs und neuere Plattformen | Bestellungen, Bestandsstatus, Tracking |
| IDoc | SAP-Umgebungen | Bestellungen, Lieferungen, Rechnungen |
| CSV und Flatfiles | Ältere Systeme und Logistikdienstleister | Preislisten, Bestandsstatus, Kommissionieraufträge |
EANCOM ist die von GS1 definierte Teilmenge von EDIFACT und im Handel weit verbreitet; die Standards pflegt GS1. Der Transport ist ein eigenes Kapitel: AS2 mit Zertifikaten, OFTP2, SFTP, Webservices und REST-APIs. Lobster unterstützt sie alle, sodass die Anbindung eines Partners nie am Protokoll scheitert. Für E-Rechnungen schreibt das Gesetz laut Bundesfinanzministerium keinen bestimmten Übertragungsweg vor: E-Mail, eine elektronische Schnittstelle oder ein Portal kommen in Betracht, und den Weg vereinbaren die Vertragsparteien.
EDI hört nicht beim Posteingang auf. Der Nutzen entsteht erst, wenn die Dokumente an den richtigen Stellen landen: die Bestellung im ERP, der Kommissionierauftrag im WMS, die Sendung beim Spediteur und die Rechnung im Finanzsystem.
Business Central und Finance & Operations werden typischerweise über APIs angebunden, NAV über Webservices und SAP über IDoc. Logistikdienstleister und Spediteure arbeiten oft mit Dateien über SFTP. Lobster bringt die Konnektoren mit, und wir haben die Verbindungen bereits gebaut. EDI ist außerdem oft der erste Schritt zu einer breiteren Datenintegration zwischen Ihren internen Systemen.
ORDERS werden empfangen, mit Artikelnummern und Preisen abgeglichen und als Kundenauftrag im ERP angelegt. Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung gehen automatisch als ORDRSP, DESADV und INVOIC im Format der jeweiligen Kette zurück.
Bestellungen werden per EDI verschickt. Bestätigungen und Rechnungen des Lieferanten werden eingelesen und mit der Bestellung abgeglichen, sodass Abweichungen bei Preis und Menge vor der Zahlung auffallen.
Kommissionieraufträge gehen an den Logistikdienstleister, Bestandsstatus und Versandbestätigungen kommen zurück, und Ihr ERP zeigt den Bestand, der tatsächlich im Regal steht.
Buchungen und Etiketten gehen an den Spediteur. Der Track-and-Trace-Status kommt zurück und kann dem Kunden ohne manuelle Abfragen angezeigt werden.
Rechnungen an Geschäftskunden werden als E-Rechnung im vereinbarten Format verschickt, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD, und eingehende E-Rechnungen laufen den umgekehrten Weg, mit Fehlerbehandlung im selben Flow wie Ihr übriges EDI.
Bestellungen von Marktplätzen und aus dem eigenen Webshop laufen durch denselben Flow wie EDI-Bestellungen, sodass die Auftragserfassung nur eine Stelle im Blick behalten muss.
Erkennen Sie einen der Flows wieder? Dann können wir schnell einschätzen, was nötig ist, um ihn bei Ihnen zu automatisieren, und was das spart.
EDI-Anbindung besprechenDie einzelne EDI-Verbindung ist selten schwierig. Teuer wird es durch die Menge. Jeder Partner hat seine eigenen Felder, Testanforderungen und Zertifikate, und jedes Onboarding verlangt Abstimmung mit Leuten, auf die Sie keinen direkten Einfluss haben.
Deshalb bauen wir das Onboarding als wiederholbaren Prozess: Standard-Mappings pro Dokumenttyp, Testszenarien, die sich erneut ausführen lassen, und ein Partnerportal, in dem der Partner Verbindungsdaten und Zertifikate selbst hinterlegt. Der Trading Partner Manager von Lobster unterstützt genau dieses Modell, mit automatischen Verbindungstests und einem zentralen Überblick darüber, wo jeder Partner im Ablauf steht.
Das Ergebnis: Ein neuer Partner ist kein Projekt, sondern eine Aufgabe.
Was SublimTech besonders auszeichnet, ist die Fähigkeit, sich schnell in komplexe Integrationen einzuarbeiten und praktische Lösungen zu finden, auch wenn unvorhergesehene Herausforderungen auftreten. Wir bekommen kompetente Beratung, schnelle Rückmeldungen und Berater, die von Anfang bis Ende Verantwortung für die Aufgabe übernehmen.
Bei PanzerGlass haben wir in der Zusammenarbeit mit SublimTech nur positive Erfahrungen gemacht. Wenn IT-Lösungen schnell, effizient und gründlich umgesetzt werden, profitieren alle Beteiligten, und genau so haben wir sämtliche Berater von SublimTech erlebt.
Man merkt deutlich, dass sie Experten für Integrationen sind und ihr Fachgebiet insgesamt beherrschen. Sie liefern Lösungen in hoher Qualität, halten vereinbarte Termine ein und sind zugleich starke Sparringspartner, wenn es um Beratung und die Entwicklung neuer Lösungen geht.
Aus dem Dänischen übersetzt. Die Originalbewertungen stehen auf Trustpilot.
EDI braucht auch nach dem Go-live Aufmerksamkeit. Zertifikate laufen ab, Partner ändern Formate, und neue Dokumenttypen kommen hinzu. Die Frage ist, ob Sie sich selbst darum kümmern oder wir.
Wir arbeiten mit beiden Modellen. Die Wahl hängt davon ab, wie viel Integrationskompetenz Sie im Haus haben möchten und wie kritisch die Flows für Ihren täglichen Betrieb sind.
Sie betreiben die Plattform selbst. Wir implementieren, schulen Ihre Leute und stehen als Spezialisten im Hintergrund bereit, wenn ein Partner etwas ändert.
Wir überwachen, beheben Fehler, binden neue Partner an und halten Zertifikate und Mappings aktuell, auf Basis einer festen Vereinbarung.
Mehr über Managed EDI
Wir beginnen mit dem Flow, der die meiste manuelle Arbeit kostet, nehmen ihn in Betrieb und bauen von dort aus weiter. Der Ablauf ist derselbe, ob es um drei Partner geht oder um dreißig.
Wir erfassen Systeme, Partner und Dokumenttypen und vereinbaren, welche Flows zuerst gebaut werden.
Jeder Flow wird in Lobster visuell modelliert, und Validierung, Transformation und Fehlerbehandlung sind von Anfang an eingebaut.
ERP, WMS, TMS und Partner werden mit den Protokollen und Zertifikaten angebunden, die die jeweilige Seite verlangt.
Jeder Flow wird durchgängig mit echten Dokumenten getestet und mit jedem einzelnen Handelspartner abgenommen.
Die Flows gehen Partner für Partner in Produktion, Ihre Leute werden geschult, und der Betrieb wird vom ersten Tag an eng überwacht.
Für jede Phase ist klar, was wir tun, was Sie liefern und wo Lobster zum Einsatz kommt.
Wir dokumentieren Mappings, Fehlerbehandlung und Partnervereinbarungen laufend, damit EDI nicht von einer einzelnen Person abhängt, weder bei Ihnen noch bei uns. Läuft Ihr EDI bereits auf einer älteren Plattform, prüfen wir zuerst, was sich wiederverwenden lässt und was neu gebaut werden sollte.
EDI ist der Standard für den Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen. Die EDI-Anbindung ist die Verbindung zu Ihren eigenen Systemen, damit die Dokumente automatisch in ERP, WMS und Finanzsystem gelesen und geschrieben werden. Ohne Anbindung bleibt EDI ein Portal, in das sich jemand einloggen muss.
EDIFACT und EANCOM, ANSI X12, VDA, XRechnung und ZUGFeRD, XML, JSON, IDoc und Flatfiles, übertragen per AS2, OFTP2, SFTP, Webservices und REST-APIs. Der Partner bestimmt das Format, und die Plattform übersetzt.
Das hängt von der Anzahl der Partner, Dokumenttypen und Systeme ab. Der Preis setzt sich aus der Lobster-Lizenz und der Implementierung zusammen, und den Betrieb übernehmen Sie selbst oder wir. Eine konkrete Schätzung geben wir Ihnen nach einer ersten Analyse Ihrer Flows. Was Sie die manuelle Bearbeitung heute kostet, zeigt der ROI-Rechner.
Der erste Flow dauert meist am längsten, weil Plattform, Verbindungen und Arbeitsabläufe stehen müssen. Weitere Partner sind schneller angebunden, weil Mappings und Tests wiederverwendet werden. Bei Constellation Cold Logistics Denmark ist das Ziel, dass eine neue Kundenverbindung rund zwei Monate dauert statt bisher sechs bis acht, weil jeder Kunde jetzt nur noch auf ein gemeinsames Datenmodell in Lobster gemappt wird.
Ja. Wir migrieren von BizTalk, VAN-Anbietern und individuell programmierten Lösungen zu Lobster und übernehmen auch den Betrieb bestehender Lobster-Installationen. Wir beginnen mit einer Bestandsaufnahme von Flows, Mappings und Partnervereinbarungen, damit beim Umzug nichts verloren geht.
Ja, und das ist eines der häufigsten Setups bei unseren Kunden. Business Central wird über API angebunden, und die EDI-Dokumente werden direkt als Verkaufsaufträge, Einkaufsbestellungen und Rechnungen angelegt. Dasselbe gilt für Dynamics 365 Finance & Operations, NAV und SAP.
Für Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind, gilt: Ein EDI-Verfahren, das die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht ohnehin erfüllt, darf mit Zustimmung des Empfängers noch für Umsätze bis Ende 2027 genutzt werden (§ 27 Abs. 38 UStG). Danach kommt es auf § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG an: Neben Formaten nach EN 16931 dürfen Aussteller und Empfänger ein anderes strukturiertes Format vereinbaren, wenn sich die umsatzsteuerlich nötigen Angaben daraus richtig und vollständig in ein Format nach EN 16931 oder ein damit interoperables Format überführen lassen. Ob ein bestehendes EDI-Format das leistet, muss für den konkreten Rechnungsfluss geprüft werden.
Sagen Sie uns, welche Partner und Dokumenttypen im Spiel sind. Wir melden uns mit einer Einschätzung, was sich zuerst automatisieren lässt.
