E-faktura och Peppol: vad som gäller och hur fakturorna når affärssystemet
Leverantörer till offentlig sektor ska skicka e-fakturor enligt europeisk standard när fakturan följer av en upphandling som påbörjats från och med den 1 april 2019, och från den 1 juli 2030 ska fakturor vid gränsöverskridande handel mellan momsregistrerade företag i olika EU-länder vara e-fakturor. Mellan privata företag finns i dag inget generellt lagkrav, men regeringen utreder frågan. Vi kopplar ert affärssystem till Peppol via Lobsters certifierade accesspunkt eller den ni redan har, och varje faktura valideras innan den skickas.
Sidan handlar om e-faktura mellan företag och till offentlig sektor, inte om e-faktura i internetbanken. Den sammanfattar reglerna så som Upphandlingsmyndigheten, lagtexten och regeringens direktiv beskriver dem, och den är inte juridisk rådgivning.
E-faktura till offentlig sektor vid upphandlingar från 2019
Säljer ni till offentlig sektor i Sverige ska fakturan vara en e-faktura enligt europeisk standard när den följer av en upphandling enligt LOU, LUF, LUFS eller LUK som har påbörjats från och med den 1 april 2019. Kravet följer av lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling, och det gäller oavsett upphandlingsförfarande, även vid direktupphandling.
Kravet gäller leverantörer oavsett i vilket land de finns, alltså även leverantörer i de andra nordiska länderna. Enligt Upphandlingsmyndigheten ska upphandlande organisationer kunna ta emot och behandla e-fakturor enligt europeisk standard och vara registrerade i Peppol som fakturamottagare.
Leverantören och den upphandlande organisationen får avtala att en annan standard för elektronisk fakturering ska användas. En leverantör som inte skickar e-fakturor kan anmälas till Upphandlingsmyndigheten, som då ska utreda ärendet.
Peppol BIS Billing 3 och Peppolnätverket
En elektronisk faktura är en faktura som utfärdas, skickas och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som kan behandlas automatiskt.
Upphandlingsmyndigheten rekommenderar formatet Peppol BIS Billing 3 och Peppolnätverket, eftersom konvertering mellan format kan göra att information går förlorad. Bilagor som tidrapporter får bifogas, men inte själva fakturabilden. En Peppol BIS-faktura som skickas via Peppolnätverket bryter mot Peppols regelverk om fakturabilden bifogas.
Den som ofta fakturerar offentlig sektor rekommenderas att ansluta sig till Peppol via en certifierad tjänsteleverantör, medan den som skickar få fakturor ofta kan använda kundens leverantörsportal.
Mellan företag: inget lagkrav i dag, men en utredning pågår
Mellan privata företag finns i dag inget generellt lagkrav på e-faktura. Regeringen har gett en särskild utredare i uppdrag att bland annat bedöma om e-fakturering och digital rapportering bör införas även för inhemska transaktioner, och uppdraget ska redovisas senast den 30 november 2027 (Dir. 2026:9).
E-faktura vid gränsöverskridande handel inom EU från 2030
Enligt EU:s momsreform ViDA (direktiv 2025/516) ska fakturor vid gränsöverskridande handel mellan momsregistrerade företag i olika EU-länder vara e-fakturor från den 1 juli 2030, och uppgifterna ska rapporteras digitalt till skattemyndigheten.
En e-faktura ska vara i ett strukturerat format som mottagarens system kan behandla automatiskt, och fakturor vid gränsöverskridande handel mellan EU-länder ska följa den europeiska standarden EN 16931.
En statlig utredning arbetar med hur kraven på digital rapportering till Skatteverket ska genomföras i svensk rätt.
Skicka och ta emot e-fakturor i affärssystemet
Formatet är bara en del av jobbet. E-fakturan ska skapas av data i affärssystemet, och inkommande e-fakturor ska nå bokföringen utan att någon behöver knappa in dem.
Fakturerar ni redan kedjor och grossister med EDIFACT kan e-faktura via Peppol köras i samma integrationslager som resten av er EDI-integration. Enligt Skatteverket är EDIFACT, Svefaktura och pdf-faktura däremot inte tillåtna format för försäljningar som omfattas av den obligatoriska e-rapporteringen från och med den 1 juli 2030.
E-faktura via Peppol: så fungerar flödet in och ut ur affärssystemet
Vi bygger e-fakturaflödet i Lobster Data Platform, så att ni bara behöver leverera fakturadata på ett ställe och fakturorna går samma väg som era övriga integrationer.
- Ut ur affärssystemet. Lobster hämtar fakturadata från affärssystemet och mappar dem till det format som mottagaren kräver: Peppol BIS Billing 3.0 i Peppol-nätverket, som är standardformatet, eller OIOUBL 2.1 till danska mottagare. Flera nationella Peppol-varianter kan också användas.
- Validering. Varje faktura valideras mot EN 16931 och Peppols regler innan den skickas: obligatoriska fält, summor och koder. Fel kommer tillbaka med felkod och förklaring, så att de kan rättas innan kunden ser fakturan.
- Leverans. Till Peppol skickar vi via Lobsters egen certifierade accesspunkt eller via den accesspunkt ni redan har.
- Kvittenser och fel. Lobster övervakar kvittenser och fel för varje faktura, och status kan skickas vidare till era egna system. Går fakturan via Lobsters accesspunkt och kunden inte kan nås via Peppol, skickas den i stället per e-post.
- Inkommande fakturor. E-fakturor från era leverantörer levereras oförändrade, precis som de skickades, och mappas sedan in i affärssystemet.
Mappning, validering och övervakning samlas därmed på en plattform. Efter driftstarten kan ni själva sköta flödet eller låta oss göra det som integrationsförvaltning, med övervakning, felhantering och nya flöden.
Ska ert affärssystem kunna skicka och ta emot e-fakturor? Vi börjar med en genomgång av era fakturaflöden.
Prata med oss om e-fakturaVanliga frågor om e-faktura och Peppol
Vad är elektroniska fakturor?
Elektroniska fakturor är fakturor som utfärdas, skickas och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som kan behandlas automatiskt. Sidan handlar om e-faktura mellan företag och till offentlig sektor, inte om e-faktura i internetbanken.
Måste vi skicka e-faktura till offentlig sektor?
Ja, när fakturan följer av en upphandling enligt LOU, LUF, LUFS eller LUK som har påbörjats från och med den 1 april 2019. Kravet gäller oavsett upphandlingsförfarande, även vid direktupphandling, och oavsett i vilket land leverantören finns.
Finns det krav på e-faktura mellan företag?
Mellan privata företag finns i dag inget generellt lagkrav på e-faktura. Regeringen har gett en särskild utredare i uppdrag att bland annat bedöma om e-fakturering och digital rapportering bör införas även för inhemska transaktioner, och uppdraget ska redovisas senast den 30 november 2027 (Dir. 2026:9).
Vad gäller från 2030?
Enligt EU:s momsreform ViDA ska fakturor vid gränsöverskridande handel mellan momsregistrerade företag i olika EU-länder vara e-fakturor från den 1 juli 2030, och uppgifterna ska rapporteras digitalt till skattemyndigheten. En statlig utredning arbetar med hur reglerna ska genomföras i svensk rätt.
Vilket format ska vi använda?
Upphandlingsmyndigheten rekommenderar formatet Peppol BIS Billing 3 och Peppolnätverket. Leverantören och den upphandlande organisationen får också avtala att en annan standard för elektronisk fakturering ska användas.
Får vi bifoga en PDF av fakturan?
Bilagor som tidrapporter får bifogas, men inte själva fakturabilden. En Peppol BIS-faktura som skickas via Peppolnätverket bryter mot Peppols regelverk om fakturabilden bifogas.
Hur ansluter vi oss till Peppol?
Upphandlingsmyndigheten rekommenderar att den som ofta fakturerar offentlig sektor ansluter sig via en certifierad tjänsteleverantör. Lobster har en egen certifierad Peppol-accesspunkt, så hos oss blir anslutningen en del av integrationen med affärssystemet. Har ni redan en accesspunkt kan vi skicka via den i stället.
Hur kan vi skicka e-faktura från affärssystemet?
Fakturan hämtas från affärssystemet, mappas till Peppol BIS Billing 3.0 och valideras mot EN 16931 och Peppols regler innan e-fakturan skickas. När fakturan har levererats kommer en kvittens.
Hur kan vi ta emot e-fakturor från våra leverantörer?
Inkommande e-fakturor levereras oförändrade, precis som de skickades, och mappas sedan in i affärssystemet.
Vad händer om kunden inte finns i Peppol?
Går fakturan via Lobsters accesspunkt, skickas den per e-post till den adress som står i fakturan, och status för fakturan kan skickas vidare till era egna system.
Vad kostar det?
Det beror på hur många fakturaflöden, format och kunder lösningen ska omfatta. Ni får en konkret offert när vi har gått igenom er uppsättning.
Är ert affärssystem redo för e-faktura?
Berätta vilket affärssystem ni använder och hur fakturorna skickas i dag. Då återkommer vi med ett förslag på hur e-fakturorna kan komma in och ut via Peppol.